REPSE, dudas, temor e incertidumbre

GUADALAJARA, Jal., 1 de septiembre de 2021.- El tiempo corre y es implacable, el Congreso de la Unión autorizó una prórroga de apenas un mes más para que las empresas cumplan con los requisitos y el Registro de Prestadores de Servicios Especializados y Obras Especializadas mejor conocidas como REPSE como parte de la reforma de la subcontratación, pero muy pocas lo han logrado.

Esto ha generado dudas, temor e incertidumbre, para explicar de manera sencilla y concreta lo que esto significa, el asesor empresarial y couch de negocios, Javier Zepeda explicó a Quadratín Jalisco todo lo que se necesita saber sobre el REPSE.

¿Qué tipo de asesorías brinda? 

En más de 15 años me he dedicado al contexto de asesorar a empresas y empresarios en fines de lograr que sus empresas sean más productivas, a través de la implementación de software, a través de temas contables, fiscales, a través de implementar estrategias financieras fiscales y de negocios que de cierta manera vienen a impulsar más la productividad. 

¿Qué tanto les ha incrementado el trabajo con la reforma a la subcontratación? 

En nuestro país en los últimos 13 años no han dejado de existir cambios fiscales año tras año, la verdad es que en estos momentos para nosotros la reforma al outsourcing, particularmente el REPSE es una reforma transitoria, es una reforma como otras que han llegado, por ejemplo, el cambio de la facturación electrónica, por ejemplo el tema de la NOM 035, son reformas de temporalidad, sin embargo, son reformas que en el mediano y largo plazo las empresas y empresarios tendrían que buscar modificar sus procesos, sus actividades y sus costumbres de negocios para no caer en inconsistencias o en diferencias o en prácticas que a las autoridades no les agrade, la verdad es que se ha incrementado muchísimo la parte del trabajo, a nosotros nos ha tocado llevar el proceso de más de 200 empresas que han acudido para que nos encarguemos de presentar todo el registro del REPSE, empresas que desde un inicio sin haberlo intentado ellos de manera previa llegaron con nosotros, y empresas que lo han intentado de manera previa una o dos ocasiones, que han sido rechazados, que acudieron a nosotros, y la verdad es que también la parte de las empresas con las que hemos conseguido los registros autorizados, no es por nada, pero tenemos una tasa de aceptación por encima del 95 por ciento de los que presentamos, ¿esto qué quiere decir?, que más de 200 empresas que hemos presentado, en promedio el 95 por ciento que nos han respondido han sido ya autorizadas, de repente alguna que otra por algún dato, alguna inconsistencia del propio contribuyente tenemos que volver a presentar la solicitud, pero la segunda ocasión definitivamente se subsanan los errores y se consigue la autorización, la verdad es que es un trabajo no solamente para nosotros, también para los empresarios, para nosotros ahorita el primer paso y el objetivo primordial es que si tú eres una empresa que estás obligado a tener el registro ante el padrón del REPSE, pues hacen lo que quieren para no quedarte sin poder trabajar cuando se llegue la fecha límite, sin embargo, el objetivo debería de ser no perder el registro, creo que habemos muchos que estamos poniendo solamente nuestra atención en conseguir el registro más no en qué sigue después del REPSE. 

¿Cómo saber cómo empresa si tengo que registrarme en el REPSE? 

De entrada, muchas empresas, muchos empresarios que brindamos algún tipo de servicio estamos renuentes, nos queremos dar la razón de que no tenemos la obligación de registrarnos, y la verdad es que ese es mi trabajo y el de todo mi equipo darle una orientación de calidad a las empresas de cuáles son sus obligaciones fiscales. 

Entonces, yo a los empresarios les digo, tú tienes que hacerte tres preguntas básicas para poder determinar si tienes o no tienes la obligación, pregunta número uno es ¿mi empresa brinda algún tipo de servicio?, pregunta número dos, ¿el servicio que brinda mi empresa se hace a través de mis trabajadores?, y la pregunta número tres, ¿el servicio que brinda mi empresa por medio de mis trabajadores se lleva a cabo en las instalaciones de mi cliente?, si la respuesta es afirmativa a las tres preguntas, entonces, no le busquemos una cuarta, una quinta, nada, tenemos la obligación de registrarnos en el portal del REPSE como una empresa o como una persona que brinda o presta servicios especializados, y esto definitivamente tendría que ser así. 

¿Y aplica por igual para las micro, pequeñas, medianas y grandes empresas? 

La verdad es que esta reforma no habla de tamaño, no habla de condición, no habla de tipo de contribuyente, entonces, aquí tanto los micros, pequeños, medianos, grandes, macros contribuyentes tendríamos que tener esta obligación si cumplimos con estos parámetros de las tres preguntas.  

¿Es fácil obtener este registro? 

Es muy sencillo si se cumple con los requisitos, la Secretaría del Trabajo nos indica que entre otras cosas tenemos que tener información y documentación para poderla subir al portal, entre la documentación que se requiere para personas morales puede ser desde el acta constitutiva, el objeto social resaltado y señalando qué es la actividad que vamos a registrar, comprobante de domicilio, poder notarial del representante legal, un recibo de nómina en su formato XLM, una serie de documentos, entonces, el punto número uno es tener toda la documentación incluso en el formato que lo requiere el portal del REPSE, segundo es tener toda la información, qué tipo de contratos tenemos, si todos nuestros trabajadores lo tienen, qué tipo de salario le estamos pagando a los trabajadores, si es el mínimo, el 1.5, el 1.6, etcétera, el tipo de formación, capacitación, especialidades que requieren los trabajadores para poder desempeñar sus servicios especializados. 

Entonces, punto número uno, la documentación, punto número dos la información, pero yo le voy a agregar un punto número tres, es leer de manera detenida, es analizar las preguntas, los campos y lo que me requiere el portal del REPSE, pero además de eso, lo que a nosotros nos ha servido bastante es no aventurarnos a llevar el primer intento del registro sin tener previamente todo documentado, nosotros incluso preparamos nuestros papeles de trabajo, tenemos una guía que es la que se ve reflejada en el portal del REPSE, en donde ahí estamos nosotros llenando todos nuestros papeles, todos los campos, lo analizamos con nuestro equipo tanto del área fiscal como del área legal y si cumple con todos los requisitos entonces, ahora sí, si estamos satisfechos con cuál va a ser el resultado presentamos el registro y esto nos aumenta las posibilidades de una aceptación por parte de la Secretaría del Trabajo, y es muy gratificante cuando de repente te llegan los mensajes, ya sea de los contactos, clientes, muy contentos de que ya les autorizaron el registro, la verdad nosotros lo celebramos con ellos porque el no tenerlo los puede limitar. 

¿Cuánto tarda la Secretaría del Trabajo en responder? 

En promedio en un par de días ya debería de tener lista toda la información, toda la documentación, guías de trabajo, todo analizado, en no más de un par de días, cuando presentas la solicitud, la Secretaría del Trabajo, bajo ley tiene las posibilidades de responderte en un plazo no mayor a 20 días hábiles, sin embargo, por experiencia, el promedio que se está tomando es de 10 a 13 días naturales, entonces, considerando los plazos en los que estamos y las fechas, puedo asegurar que muchos empresarios y muchos contribuyentes que tienen la obligación sí están rayando en el límite de que las empresas a partir del primero de septiembre no los puedan seguir contratando si no tienen el registro autorizado. 

«Si yo como proveedor de servicios especializados no estoy cumpliendo, mi cliente no me va a contratar, es muy posible que yo no pueda percibir ingresos».

Javier Zepeda

¿Qué pasa si nos rechazan el registro? 

¿Qué pasa si no cumplo con la obligación de estar registrado ante el REPSE?, no debo, no puedo proveer servicios especializados a mis clientes, y mis clientes también no se van a arriesgar a contratarme por ser un proveedor incumplido, por ser un proveedor que no está registrado en el REPSE, entonces, ¿qué es lo peor que puede pasar?, lo digo en un sentido la verdad preocupante y que deberíamos estar ocupados en atenderlo, si yo como proveedor de servicios especializados no estoy cumpliendo, mi cliente no me va a contratar, es muy posible que yo no pueda percibir ingresos porque mis clientes no me están pagando un servicio que no les estoy brindando, o que incluso pueda perder contratos, como ya muchas empresas lo están haciendo, y si yo no obtengo ingresos, esto me complica el poder cumplir compromisos de pago, nómina, gastos fijos, gastos variables de operación, y esto de manera paulatina o drásticamente me puede llevar a que la empresa muera. 

¿A partir de cuándo ya tengo que estar registrado ante el REPSE? 

Yo el día primero de septiembre de 2021 tendría que mostrarles a todos mis clientes mi folio, mi registro ante el REPSE para poder seguir operando. 

¿Es cierto que las empresas no pueden contratar mis servicios si no estoy registrado? 

A partir del primero de septiembre yo como empresa que recibo los servicios denominados especializados por parte de una empresa que tendría la obligación de estar registrado, yo no debería contratar dichos servicios, ¿por qué?, ¿cuáles son las consecuencias?, que esa factura que mi proveedor me va a entregar y que yo voy a entregar, que el SAT me diga, no puedes hacerla deducible, sácala de tus operaciones porque tu proveedor no está cumpliendo con el requisito de registrarse en el REPSE, entonces, las operaciones que tengas con ellos no son deducibles. 

Si mi opinión de cumplimiento con el SAT, el IMSS o el Infonavit son negativas, ¿me puedo registrar? 

Si las opiniones de cumplimiento que yo como contribuyente con el SAT, con el IMSS y con el Infonavit son opiniones negativas, o sea, ¿qué quiere decir una opinión de cumplimiento?, la opinión de cumplimiento es que la autoridad, en este caso la institución, el SAT, el IMSS o el Infonavit digan: tú como contribuyente estás en cumplimiento de todas tus obligaciones conmigo, por ejemplo, en el caso del SAT con todas sus declaraciones, pagos de impuestos, etcétera, en el caso del IMSS o en el caso del Infonavit, yo como contribuyente puedo ingresar a cada uno de sus portales y con mis datos y mis registros obtener esa opinión, esa palomita de que soy un contribuyente cumplido. 

Entonces, como la Secretaría del Trabajo está operando en tiempo real y en línea con la información que tienen las otras tres instituciones, si al momento que yo ingreso para presentar el registro, automáticamente la Secretaría del Trabajo revisa y valida que yo como contribuyente esté cumplido con las otras instituciones, si no fuera así ni siquiera me permite avanzar, hasta ahí se queda, no puedo avanzar en el proceso del registro hasta que yo no arregle mi situación, en este caso con el SAT y con el IMSS, anteriormente también con el Infonavit pero hubo una serie de fallas de actualización de información por parte del Infonavit, entonces, en este momento la Secretaría del Trabajo no está tomando en cuenta la opinión de cumplimiento del Infonavit, pero si yo tengo un adeudo, si no he presentado obligaciones con el SAT o con el IMSS tengo opiniones negativas de cumplimiento, la Secretaría del Trabajo no me permite avanzar, o sea, no puedo cumplir con el trámite, es por ello cuando yo decía que de 10 empresas que presentan su solicitud, siete no lo terminan, o sea, se quedan a la mitad, tres sí lo concluyen y una de cada 10 les están autorizando el registro. 

Y aquellos que ya obtuvieron su registro, ¿qué sigue después de eso? 

La pregunta de los 64 mil, ya tengo mi registro, ¿qué sigue?, de entrada, tenemos que entender que esta reforma nos debe de modificar procesos como empresa, actividades a realizar y costumbres, tengo que modificar procesos, tengo que agregar actividades a mi ciclo de negocio, ¿por qué?, porque ya no va a ser lo mismo el cómo yo contrate a mis proveedores, en el actualidad en México se utiliza mucho el contrato de confianza, el contrato de buena fe, en el que me cotizas un servicio, te lo autorizo, me lo facturas, me lo brindas, te lo pago y todos tan amigos como siempre, ahora en la relación entre clientes y proveedores tendría que ir de la mano con una revisión mutua de las actas constitutivas, de los objetos sociales, para que no choquen entre sí las actividades que cada uno realiza, después de esto, el cliente tendría que solicitar al proveedor su registro en el REPSE, ahora, se brinda el servicio, como proveedor tengo la obligación de entregarle a mi cliente el recibo de nómina, el recibo de los pagos de las cuotas patronales, el recibo del cumplimiento del pago de impuesto por el tiempo que presté los servicios especializados con él, y además, como proveedor tengo que entregarle al IMSS de manera cuatrimestral un reporte de los contratos que yo tengo con los clientes a los cuales les brindo servicios especializados, entonces, procesos y actividades se modifican, se agregan, pero también, lo que yo mencionaba es costumbres. 

Si actualmente la empresa estamos acostumbrados a presentar nuestras declaraciones en nuestros pagos de impuestos, contribuciones, etcétera, prácticamente al límite o un poquito después, tenemos que darle un poquito de reversa unos días antes para presentar en tiempo, para presentar en forma y que esto no vaya a ser una causal de generar una opinión de cumplimiento negativa y que la Secretaría del Trabajo me suspenda o me cancele el registro, porque lo más importante no es tener el REPSE, ese es un objetivo en este momento primordial, el objetivo primordial debería de ser no perderlo cuando lo consigo porque me lo pueden cancelar, me lo pueden cancelar porque habiendo servicios que no están registrados, porque recordemos que los registros en el REPSE tienen que hacerse por servicio que brindas, si mi empresa brinda servicios de soporte en tecnologías de información, pero además servicios en mercadotecnia, si yo registré los servicios de soporte, de comunicaciones, pero estoy facturando los servicios de mercadotecnia, probablemente me puedan cancelar el registro porque el de mercadotecnia no le tengo registrado, entonces, son de las cositas que tenemos que buscar mejorar y modificar a nivel de costumbres como empresarios. 

¿Es decir que ya teniendo el registro se puede perder? 

Y eso va a ser lo más complicado, aún teniendo el registro, en cualquier momento me lo pueden cancelar, entonces, esto va a ser un trabajo y una tarea día a día a día, y es positivo, debemos de ser muy claros y muy francos en ese aspecto, es positivo porque esto va a ayudar a que las empresas en México sean mejores empresas y los empresarios sean mejores empresarios con mejores costumbres. 

¿Qué puede hacer una empresa para evitar perder su registro en el REPSE? 

De entrada no brindar un servicio que no está registrado, segundo, no brindar un servicio que sea similar o igual al que brinda mi contraparte, puede ser mi cliente, puede ser mi proveedor, no subcontratar servicios en igualdad de circunstancias, o incluso, no negarse a atender solicitudes de información o documentación adicional que en cualquier momento pueda requerir la Secretaría del Trabajo, son cuestiones ya de costumbre, de estar al pendiente, de mantener una actualización continua, de estar capacitados, informados de cuáles son las reglas de este juego. 

Las empresas, sobre todo las micro que no tienen áreas contables como tal, ¿tendrán que requerir asesoría permanente?, ¿o van a tener que aprender? 

Enseñarse en válido, es padre, por cultura general, pero si tú tienes un negocio, es muy probable que seas muy bueno en ese negocio y que seas un especialista en la actividad que realizas, también de la misma forma los contadores, los abogados, los asesores son buenos en la parte que desarrollan, entonces, considero que lo más importante es que aquí cada quien realice la actividad para la cual se especializa, y es válido que los micros, pequeños empresarios tengan asesorías externas, que tengan al contador externo, que tengan al abogado externo, que tengan al asesor externo, la realidad es que solos en esta reforma será muy complicado, una, que cumplan con el registro, dos que lo mantengan y no lo pierdan. 

Entonces, sí tendríamos que incluso ya poner en la lista de gastos fijos, inversión fija, precisamente el contar con un contador, con un abogado, una persona que me pueda guiar, que me pueda apoyar, porque al final del camino, si no cumplo, lo que está en riesgo es mi negocio, el patrimonio de mi familia, mi empresa. 

«Las dos partes de la reforma al outsourcing la más compleja es la del REPSE, la substitución patronal, a excepción de que el contribuyente no tuviera vigente o no tuviera forma electrónica avanzada».

Javier Zepeda

¿Considera que la prórroga si debió ser hasta finales de este 2021 para cumplir con el registro al REPSE? 

Fue muy curioso que se estuvo peleando una prórroga para la reforma del outsourcing, sin embargo, esta reforma se divide en dos, la parte laboral y la parte fiscal, la parte laboral sí le dieron un mes de prórroga a la parte de la substitución patronal que concluía el primero de agosto y se fue al primero de septiembre, pero para la parte del REPSE, que naturalmente concluía el 23 de agosto, al darle prórroga solamente hasta el primero de septiembre a toda la reforma, pues prácticamente sólo le dieron ocho días al cumplimiento del REPSE, y honestamente, de las dos partes de la reforma al outsourcing la más compleja es la del REPSE, la substitución patronal, a excepción de que el contribuyente no tuviera vigente o no tuviera forma electrónica avanzada, sí era un proceso complicado por el tema de las citas en el SAT, pero de ahí en fuera, de las dos partes de la reforma al outsourcing, la más compleja en cuanto a tiempos de registro, tiempos de respuesta, lo que sucede es que si la Secretaría del Trabajo se tarda en promedio, su tiempo máximo son 20 días hábiles pero se tarda en promedio 13 naturales, entonces, imagina qué un contribuyente hoy presenta su solicitud y está esperanzado a que le acepten la solicitud para poder continuar operaciones porque ya tiene la condicionante de su cliente de que si no lo tiene ya no va a seguir trabajando, pasan los 13 días naturales y llega la respuesta con rechazo, y es volver a empezar, y esto genera mucha incertidumbre, mucha molestia, mucha frustración, hay casos de personas que literal han cerrado sus operaciones, han tenido complicaciones físicas de salud muy importantes por este tema de no poder cumplir. 

¿Dónde podemos encontrar a Javier Zepeda? 

En todas mis redes sociales me encuentran como @javierzepedaoro, y en mi página de internet www.javierzepeda.com, directamente también en mi whats app, 33 14 56 65 26